Politique ESG

Introduction

Dans un paysage numérique en rapide mutation, notre responsabilité ne se limite pas à fournir des solutions de TI et des services infonuagiques novateurs. Chez Micrologic, nous sommes conscients de jouer un rôle déterminant dans la construction d’un avenir durable et responsable pour notre secteur et la planète. Notre adhésion aux principes environnementaux, sociaux et de gouvernance (ESG) témoigne de notre volonté de transformer positivement et durablement nos collectivités, notre environnement et nos opérations commerciales.

La présente politique traduit notre engagement à intégrer des pratiques durables et éthiques dans notre structure d’entreprise. En définissant notre stratégie de gérance environnementale, de responsabilité sociale et de bonne gouvernance, nous entendons favoriser une croissance durable, mobiliser les parties prenantes et ériger Micrologic en modèle d’entreprise responsable dans le secteur des TI et de l’infonuagique.

1. Présentation générale

1.1. Raison d’être de la politique ESG

La présente politique sert de cadre directeur et affirme notre volonté de mettre en adéquation nos stratégies et nos opérations commerciales avec les pratiques exemplaires mondialement reconnues en matière de durabilité, de bien-être collectif et de gouvernance d’entreprise. Conscients de notre grande influence en tant que leader du secteur des TI et de l’infonuagique, nous nous engageons à mettre à profit cette position dans l’intérêt général.

1.2. Portée et applicabilité

La présente politique s’applique à l’ensemble des secteurs d’activité, unités et entités de Micrologic. Elle concerne l’ensemble de nos activités, produits, services et interactions avec les parties prenantes, garantissant le respect des normes les plus strictes en matière de responsabilité et d’éthique dans tous les pans de l’organisation. Qu’il s’agisse de nos principales solutions de TI, de nos services infonuagiques ou de nos pratiques de gestion, chaque facette de nos activités respecte les principes ici énoncés.

1.3. Révision et mise à jour

Au vu du dynamisme de notre secteur et de l’évolution des normes ESG mondiales, la présente politique doit rester adaptable et à jour. C’est pourquoi Micrologic s’engage à la réviser et à la mettre à jour tous les ans. Les observations des parties prenantes internes et externes ainsi que les normes et tendances mondiales émergentes seront prises en compte dans le processus de révision. Toutes les mises à jour seront communiquées rapidement aux parties prenantes concernées et publiées sur notre site Web officiel.

2. Gérance environnementale

Protection de l’environnement et durabilité des activités : voilà les deux piliers de la vision de Micrologic pour un avenir prospère. Nous sommes conscients des répercussions du secteur des TI et de l’infonuagique sur l’environnement et sommes résolus à les limiter par des solutions novatrices, des pratiques responsables et une démarche proactive.

2.1. Efficacité énergétique et réduction de l’empreinte carbone

• Objectif : Réduire au minimum la consommation d’énergie et les émissions de gaz à effet de serre provenant de nos activités, de notre infrastructure et de notre offre de services.

• Initiatives :

• • Adopter des solutions matérielles et logicielles écoénergétiques.

• • Privilégier des sources d’énergie renouvelables dans nos installations et nos centres de données.

• • Opter pour des centres de données dont l’efficacité de refroidissement est supérieure à la moyenne des concurrents de la région.

• • Si possible, opter pour des centres de données carboneutres ou des technologies de stockage de carbone.

• • Établir des partenariats avec des centres de données qui utilisent le recyclage de la chaleur pour chauffer des serres comme méthode de capture du carbone.

• • Participer à l’initiative « Zero-Carbon Committed » de VmWare, qui vise à ce que nous alimentions notre infrastructure infonuagique entièrement avec des énergies renouvelables.

• • Privilégier le télétravail et les téléconférences pour réduire l’empreinte carbone associée aux déplacements journaliers et aux voyages d’affaires.

2.2. Gestion et recyclage des déchets

• Objectif : Adopter et promouvoir un modèle d’économie circulaire, en mettant l’accent sur la réduction et le recyclage des déchets et sur des méthodes d’élimination écologiques.

• Initiatives :

• • Mettre en œuvre un programme de recyclage à l’échelle de l’entreprise.

• • Collaborer avec des partenaires locaux pour éliminer et recycler le matériel électronique obsolète.

• • Encourager le « zéro papier » et le numérique.

2.3. Approvisionnement durable et gestion de la chaîne d’approvisionnement

• Objectif : Veiller à ce que notre chaîne d’approvisionnement reflète nos engagements environnementaux, en mettant en avant la durabilité, l’approvisionnement éthique et la transparence.

• Initiatives :

• • Choisir des fournisseurs qui respectent des normes et certifications environnementales reconnues.

• • Intégrer des critères environnementaux à nos processus décisionnels d’approvisionnement.

• • Privilégier l’achat d’emballages locaux, recyclables ou compostables pour les boissons et les dîners.

• • Encourager les fournisseurs qui réduisent les emballages et privilégier autant que possible des matériaux écologiques.

2.4. Infrastructure et initiatives de TI vertes

• Objectif : Miser sur notre expertise technologique pour concevoir et déployer des solutions de TI qui favorisent l’efficacité énergétique et limitent les répercussions environnementales.

• Initiatives :

• • Créer et promouvoir des solutions infonuagiques écoénergétiques.

• • Concevoir des applications et logiciels aux processus et algorithmes écoénergétiques.

• • Investir dans la recherche et le développement d’innovations de TI durables.

3. Responsabilité sociale

Chez Micrologic, nous savons que nos responsabilités dépassent la seule rentabilité. La diversité de notre personnel et nos pratiques d’inclusion, associées à notre soutien indéfectible envers des organismes de bienfaisance, témoignent de notre volonté de renforcer le tissu social local et de bâtir une culture d’entreprise fondée sur l’équité, le respect et la philanthropie.

3.1. Perfectionnement et bien-être du personnel, diversité et équité

• Objectif : Cultiver un milieu de travail qui favorise l’épanouissement, la diversité et le bien-être des membres de notre équipe.

• Initiatives :

• • Politiques de recrutement équitables : Notre vaste éventail de politiques garantit un processus de recrutement exempt de toute forme de discrimination et assure à chaque personne une chance égale d’intégrer notre équipe.

• • Diversité du personnel : Nous sommes fiers de compter parmi notre personnel plus de 25 nationalités – une richesse d’idées, d’opinions et de cultures pour notre entreprise.

• • Apprentissage continu : Nous proposons régulièrement des formations et des ateliers pour favoriser l’épanouissement personnel et professionnel et maintenir notre personnel à l’avant-garde du secteur.

3.2. Inclusion et accessibilité des postes de direction

• Objectif : Favoriser un environnement de travail inclusif et diversifié qui respecte et valorise les différences.

• Initiatives :

• • Programme d’accès à l’égalité en emploi : Conformément à la législation québécoise, nous avons instauré un programme d’accès à l’égalité en emploi pour recruter et fidéliser un personnel diversifié et inclusif. Ce programme nous engage à respecter les principes d’équité et les lois applicables en matière de non-discrimination et d’égalité des chances en emploi, indépendamment de l’origine ethnique, du genre ou de tout autre motif de discrimination.

• • Accessibilité des postes de direction : Nous croyons fermement que le principal critère d’accès à des postes à responsabilités devrait être la compétence. Par conséquent, nous nous employons à rendre nos postes de direction accessibles à chaque personne en fonction uniquement de ses compétences avérées et indépendamment de son origine, de son genre ou de toute autre particularité.

3.3. Philanthropie et investissement dans la communauté

• Objectif : Contribuer positivement à la société, notamment en faisant du bien-être et du développement des enfants une priorité.

• Initiatives :

• • Fondation du CHU (unité pédiatrique) : Chaque année, nous finançons un projet permettant à l’unité pédiatrique du CHU (Centre hospitalier universitaire de Québec) d’acheter du matériel pour ses protocoles de traitement des enfants. Cet investissement témoigne de notre volonté d’améliorer le niveau des soins de santé pour les jeunes générations.

• • Soutien de plusieurs organismes de bienfaisance œuvrant pour les enfants : Nous soutenons activement de nombreux organismes de bienfaisance tournés vers les enfants, en particulier ceux visant à renforcer l’estime de soi et à aider les enfants à se réaliser pleinement. Par nos contributions financières, nos missions de bénévolat et nos campagnes de sensibilisation, nous aspirons à améliorer durablement la vie d’innombrables enfants.

3.4. Protection des données et de la vie privée des clients

• Objectif : Protéger la vie privée et les données de nos clients, en maintenant la confiance qu’ils placent dans nos solutions et services.

• Initiatives :

• • Protocoles de protection des données : Prendre des mesures rigoureuses de protection des données des clients pour garantir leur confidentialité et leur sécurité.

• • Programmes de sensibilisation : Sensibiliser régulièrement le personnel et la clientèle à l’importance de la confidentialité des données et à nos pratiques en la matière.

• • Mesures de protection des renseignements personnels : Micrologic respecte l’ensemble des lois et règlements applicables concernant la protection des renseignements personnels. Son ambitieux programme de vérification de la conformité aux certifications lui permet de s’assurer que chaque renseignement personnel est correctement classé, protégé et utilisé. Par ailleurs, dans le cadre des certifications ISO 27001 :2022, 27017 :2015, 27018 :2019, ainsi que du rapport annuel SOC 2 type 2, des vérifications sont menées chaque année par des organismes de certification indépendants.

4. Gouvernance

Chez Micrologic, nous croyons qu’une bonne gouvernance d’entreprise est à la base d’une croissance durable et de la confiance des parties prenantes. Nous définissons nos structures et pratiques de gouvernance en fonction non seulement des lois et règlements applicables, mais également des normes internationales et de nos valeurs fondamentales. Cette double approche nous permet de faire preuve d’une intégrité et d’une transparence exemplaires dans toutes nos transactions.

4.1. Intégrité et éthique d’entreprise

• Objectif : Respecter les normes les plus strictes de comportement éthique, de professionnalisme et d’honnêteté à tous les échelons de l’organisation.

• Initiatives :

• • Code de conduite : Notre code de conduite officiel définit nos attentes en matière de comportements, d’éthique et de normes professionnelles, servant ainsi de cadre directeur pour le personnel. Il s’inscrit dans nos valeurs fondamentales : intégrité, solidarité, fierté, collaboration et respect.

• • Formation et information : Nous organisons régulièrement des formations pour informer le personnel sur notre code de conduite et son application au quotidien.

• • Mécanisme d’alerte : Notre code de conduite prévoit un mécanisme permettant au personnel de signaler, sans crainte de représailles, tout comportement ou toute pratique contraire à l’éthique pour garantir la responsabilité et la transparence.

4.2. Conformité et respect de la réglementation

• Objectif : Respecter l’ensemble des normes et règlements locaux, nationaux et internationaux applicables pour honorer notre promesse d’excellence opérationnelle et inspirer la confiance des parties prenantes.

• Initiatives :

• • Certifications ISO : Micrologic est fière de détenir les certifications ISO 9001 :2015 et ISO 27001 :2022 (incluant 27017 :2015 et 27018 :2019), qui témoignent de l’importance que nous accordons à la gestion de la qualité et à la sécurité de l’information. Ces normes nous obligent à effectuer des contrôles et examens réguliers pour veiller au respect constant des pratiques exemplaires.

• • SOC 2 type 2 : Notre rapport annuel SOC 2 type 2 est une preuve de plus de notre attachement à la sécurité, à la disponibilité, à l’intégrité du traitement, à la confidentialité et à la protection des données de la clientèle.

• • Vérifications internes : Nous menons régulièrement des vérifications internes pour veiller au respect des certifications, normes et règlements.

4.3. Communication et interactions avec les parties prenantes

• Objectif : Instaurer des canaux de communication ouverts, transparents et efficaces avec les parties prenantes pour renforcer la confiance et la collaboration.

• Initiatives :

• • Mécanismes de rétroaction : Mettre en place une plateforme permettant de recueillir les remarques, suggestions ou commentaires des parties prenantes pour prendre en compte leur avis.

• • Réunions : Organiser régulièrement des réunions avec les principales parties prenantes (investisseurs, clients, employés et partenaires) pour discuter des décisions stratégiques, des indicateurs de rendement et des initiatives futures.

4.4. Surveillance et gestion des risques

• Objectif : Améliorer nos pratiques de gestion des risques pour repérer, évaluer et limiter les menaces potentielles pour nos opérations commerciales et notre réputation dans d’autres domaines que celui de la conformité.

• Initiatives :

• • Évaluation des risques : Évaluer régulièrement les risques pour nos finances, nos activités, nos technologies et notre réputation.

• • Plans d’atténuation des risques : Pour chaque risque, élaborer et mettre en œuvre une stratégie d’atténuation.

• • Comités de surveillance : Mettre sur pied des comités composés de membres de la haute direction chargés de surveiller les pratiques de gestion des risques et d’en assurer l’efficacité.

4.5. Droits de la personne et approvisionnement responsable

• Objectif : Dans toutes nos activités, respecter les normes les plus strictes en matière de droits de la personne et veiller à ce que l’ensemble de notre chaîne d’approvisionnement cadre avec ces principes.

• Initiatives :

• • Déclaration annuelle sur les droits de la personne : Chaque année, dans le cadre de ses partenariats avec ses principaux fournisseurs, Micrologic doit déclarer son adhésion aux normes mondiales en matière de droits de la personne. Cet engagement reflète notre volonté inébranlable de garantir le bien-être et les droits de chaque personne associée à notre organisation.

• • Contrôle de la chaîne d’approvisionnement : Conscients de la portée et de l’influence considérables de nos activités, nous contrôlons continuellement notre chaîne d’approvisionnement pour nous assurer que chaque entité avec laquelle nous collaborons – fournisseurs, partenaires ou prestataires – respecte les mêmes normes que nous en matière de droits de la personne. Tout manquement est traité rapidement de manière à garantir l’intégrité de notre chaîne d’approvisionnement et le bien-être de l’ensemble des parties prenantes.

4.6. Sobriété des données et gouvernance responsable des TI

• Objectif : Adopter une approche de gestion des données durable et responsable en veillant à ne collecter, traiter et stocker que les données essentielles.

• Initiatives :

• • Collecte sélective : Fidèles au principe de sobriété des données, nous ne collectons que les renseignements nécessaires à nos activités et services pour limiter la saturation numérique et respecter la vie privée des usagers.

• • Stockage durable : En pratiquant la sobriété des données, nous limitons également notre empreinte numérique, ce qui réduit l’énergie consommée par les installations de stockage et les centres de données et contribue à l’atteinte de nos objectifs environnementaux.

• • Vérifications périodiques : Nous vérifions régulièrement nos référentiels de données pour détecter et éliminer de façon sécuritaire les données redondantes ou non essentielles afin de maintenir des pratiques de stockage économes et réfléchies.

• • Formation du personnel : Notre personnel participe régulièrement à des formations sur l’importance et les avantages de la sobriété des données et sur les méthodes pratiques à mettre en œuvre au quotidien.

• • Politique de confidentialité : Notre politique officielle de confidentialité, consultable sur notre site Web, réaffirme la position de Micrologic en matière de sobriété des données.

5. Mise en œuvre et suivi

Pour que nos engagements se traduisent par des actions et des résultats tangibles, nous utilisons un système rigoureux de mise en œuvre et de suivi. Même si nos certifications s’accompagnent de vérifications de conformité, notre politique ESG prévoit d’autres mécanismes de mesure et d’évaluation.

5.1. Indicateurs de rendement et rapports

• Objectif : Établir des critères quantifiables pour nos initiatives ESG afin d’assurer la cohérence des mesures et des analyses et la transparence des rapports.

• Initiatives :

• • Élaboration d’indicateurs de rendement clés : Élaborer des indicateurs de rendement clés (IRC) pour chaque volet de notre politique ESG.

• • Évaluations trimestrielles : Chaque trimestre, évaluer à l’interne les progrès réalisés à l’aune des IRC et opérer rapidement des ajustements s’il y a lieu.

5.2. Analyse et évaluation

• Objectif : Analyser et évaluer régulièrement l’efficacité et les retombées de nos initiatives ESG, indépendamment de nos vérifications de conformité aux normes.

• Initiatives :

• • Équipes internes : Mettre sur pied des équipes ou des comités chargés de vérifier périodiquement le respect et l’efficacité de la politique ESG.

• • Prise en compte des commentaires : Tenir compte des recommandations de nos équipes internes dans notre stratégie ESG aux fins d’amélioration continue.

5.3. Sensibilisation et formation

• Objectif : Encourager le personnel à approfondir sa compréhension des objectifs et stratégies ESG au sein de l’entreprise pour assurer une mise en œuvre cohérente et éclairée.

• Initiatives :

• • Accueil et intégration : Présenter la politique ESG aux recrues lors de leur intégration.

• • Formation continue : Organiser régulièrement des formations et des discussions pour s’assurer que le personnel connaît et respecte nos objectifs ESG en constante évolution.

• • Participation des parties prenantes : Interagir constamment avec les parties prenantes (partenaires, clients) pour les informer de nos engagements ESG et favoriser la collaboration au regard de nos objectifs communs.

• • Formation régulière des gestionnaires : Micrologic propose régulièrement des formations à ses gestionnaires pour assurer la continuité de la chaîne de valeur et du style de gestion à tous les échelons de l’entreprise.

6. Conclusion et prochaines étapes

Chez Micrologic, notre politique ESG n’est pas une simple déclaration d’adhésion aux normes environnementales, sociales et de gouvernance. C’est le reflet de nos valeurs fondamentales et de notre démarche proactive pour répondre aux grands enjeux sociaux. Dans un secteur des TI et de l’infonuagique en pleine mutation, elle servira de boussole pour guider nos actions et affermir notre position d’agent de changement.

Ce n’est pas demain matin que nous atteindrons la véritable durabilité et changerons la société. Notre politique ESG, quoique très complète, sera régulièrement revue et améliorée pour tenir compte des nouveaux enjeux, des attentes des parties prenantes et des progrès du secteur. Tout au long de ce processus, « collaboration », « transparence » et « responsabilité » seront nos maîtres mots pour établir et atteindre de nouveaux objectifs d’excellence ESG.

Ce document liste des éléments qui sont déjà mis en place chez Micrologic, mais aussi d’autres qui relèvent d’objectifs, de mécanismes à mettre en place, ou d’initiatives à développer.

7. Annexes

7.1. Liste des groupes de parties prenantes

Voici les principales parties prenantes concernées par la politique ESG et leurs attentes.

Propriétaire

• Croissance financière

• Vision et orientation stratégique

• Gestion des risques

• Efficacité opérationnelle

• Préservation de la réputation

Investisseurs

• Rendement du capital investi

• Transparence

• Croissance durable

• Activités éthiques

Clients

• Considérations éthiques

• Protection des données

• Protection de l’environnement

Employés

• Rémunération équitable

• Sécurité d’emploi

• Avancement professionnel

• Conciliation travail-vie personnelle

• Environnement de travail respectueux

Partenaires

• Fiabilité

• Partage des risques et des avantages

• Activités éthiques

• Transparence

• Respect et confiance

• Adéquation des valeurs et des objectifs

Organismes de certification

• Conformité

• Rapports réguliers

• Transparence

• Amélioration continue

• Activités éthiques