Coordonnateur(trice) aux offres de service

VOTRE MISSION QUOTIDIENNE

La personne aura comme principales responsabilités de coordonner la préparation de bout-en-bout des propositions de service issues d’appels d’offres publics, ainsi que la préparation des propositions de service unifiées issues des différentes occasions d’affaires repérées par les différents directeurs de comptes. À cet effet, la veille des appels d’offres sur les divers sites de publication d’appels d’offres, la préparation des plans de travail et de la répartition des tâches à réaliser, la mise en page, la révision linguistique et de la conformité ainsi que la transmission des propositions sont sommairement des tâches qui font partie de son quotidien.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Veille quotidienne des appels d’offres publics

• Procéder quotidiennement à la veille des nouvelles publications d’appels d’offres sur les différents sites d’appels d’offres
• Acheminer les nouvelles publications aux responsables impliqués en vue d’obtenir leur intérêt à commander l’appel d’offres
• Assurer un suivi des publications acheminées aux responsables afin de s’assurer d’obtenir une réponse quant à l’intérêt ou non de commander les appels d’offres repérés
• Mettre à jour le CRM selon les décisions énoncées

Appels d’offres publics

• Procéder à la première analyse de l’appel d’offres commandé afin d’en préparer un résumé d’analyse pour le responsable attitré
• Créer le plan de travail en vue d’attribuer les différentes sections à rédiger aux responsables pertinents et leur partager le plan de travail établi
• Au besoin, coordonner et animer des réunions de travail
• Préparer le gabarit de proposition et assembler les différentes sections une fois les textes obtenus
• Procéder à la révision linguistique et à la validation des critères de conformité afin de s’assurer que la proposition répond bien aux attentes énoncées dans l’appel d’offres
• Effectuer un suivi rigoureux auprès des responsables impliqués dans la rédaction afin de respecter les délais
• Finaliser la proposition et assurer son envoi (électronique ou papier)
• Assurer la gestion documentaire des dossiers

Proposition de service unifiée

• Préparer la proposition selon les paramètres énoncés dans la tâche reçue et le modèle de proposition établi (matériel, services-conseils, services infonuagiques, services gérés, etc.)
• Mettre à jour l’occasions d’affaires dans le CRM afin de pouvoir assurer un suivi de la proposition
• Assurer la validation de la proposition auprès du spécialiste prévente impliqué au dossier et assurer l’envoi de la proposition au directeur de comptes attitré
• Transférer le dossier vers le Bureau de projets une fois la proposition de service signée par le client

• Préparer le CV des ressources (celles proposées dans la proposition de service ou celles à présenter sur demande)
• Préparer les différents formulaires requis dans la proposition de service
• Préparer les contrats de sous-traitance et d’impartition
• Mettre à jour la documentation requise (fiches projets, approches préconisées, etc.)

• Développer des mécanismes d’assurance qualité dans la gestion des propositions
• Contribuer au développement et à l’amélioration et du Bureau de soumissions
• Collaborer avec le Bureau de projets et de services professionnels dans l’amélioration continue des façons de faire et des processus établis

Optimiser les processus et la qualité concernant les soumissions

• Développer des mécanismes d’assurance qualité dans la gestion des soumissions
• Contribuer au développement et à l’amélioration et du bureau de soumissions (institutionnel)
• Accompagner le bureau de soumissions (corpo) et le bureau de gestion de projets.

COMPÉTENCES REQUISES

• Excellente compréhension du contexte d’appel d’offres et de propositions de service
• Grande rigueur et souci du détail
• Fortes habiletés de coordination et de communication
• Aisance à faire des suivis auprès de collaborateurs multiples
• Excellente maîtrise du français pour la correction de texte
• Intérêts pour le domaine des technologies de l’information
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Grandes habiletés de synthèse

EXIGENCES ET QUALIFICATION

• Excellente maîtrise de la suite Office 365, principalement Word et Excel
• Minimum de 5 ans d’expérience dans la préparation de propositions de service
• Minimum de 5 ans d’expérience dans un poste administratif
• Formation collégiale en administration
• Bilinguisme (un atout) anglais et français : lecture et rédaction